発表会のスケジュールを完璧に設計する

成功する発表会を実現するための最重要ポイントは、イベントを時間通りに開始し、時間通りに終了することです。時間が押すことは絶対に避けるべきです。

時間管理の基本: 声に出してシミュレーション

経営計画書の読み上げに必要な時間を正確に把握するためには、実際に声に出して練習することが不可欠です。次の手順で準備を進めます。

1. 経営計画書を音読する
   • 各セクションの目次や方針部分を、実際に声に出して読み上げます。
2. 所要時間を記録する
   • それぞれの部分を読み終えた時点で、どのくらいの時間が経過したのかを記録します。
   • 時間の記録は分単位で詳細に行い、本番での進行を正確にシミュレーションします。
3. スケジュールを設計する
   • 練習時の所要時間をもとに、全体の進行ダイヤを作成します。
   • 無駄を排除し、全体がスムーズに進むよう調整します。

簡潔さを重視する

発表会の進行において、経営計画書の内容を読み上げる際は、解説を最小限に留めることがポイントです。解説が長くなると、聞き手にとってお説教のように感じられる可能性があります。そのため、以下の方針を守りましょう。

• 解説は控えめに: 基本的には計画書に記載されている内容をそのまま伝えるだけで十分です。
• 質問は受け付けない: 発表会の場では、社員からの質問は受け付けず、スムーズな進行を優先します。

本番と同じ条件で練習する

本番さながらの環境で練習を行うことが、成功への鍵です。声に出すだけでなく、タイミングや間の取り方も含めてシミュレーションを繰り返し行いましょう。

こうした準備を徹底することで、発表会を時間通りに進め、参加者全員にとって有意義な時間を提供することができます。

発表会のダイヤをつくる

必ず時間通りにはじまり、必ず時間通りにおわる

イベントは必ず時間通りに始まり、かならず時間通りに終わる。時間がおすことは絶対にありません。

実際に声に出して、経営計画書を読みながら、目次のコピーにその方針を読むのに何分かかったか、この方針を読み終えた時の通過時間は何時何分か。を書き込んでいきます。

ダイヤを作る。本番と同じように声を出すのがポイントです。

経営計画書に記載されている「方針」を読むだけで、解説することはほとんどありません。なぜなら解説が長いとお説教になるから。経営計画発表会では社員からの質問も受け付けない。