企業の成長と効率的な運営には、適切な管理が欠かせません。しかし、管理が目的化し、膨大なコストを伴うようになると、事業運営に悪影響を及ぼすことがあります。
本記事では、管理コスト増大の原因を整理し、それに対処する具体的な方法を提案します。
管理コスト増大の原因
無駄なデータの視覚化
管理活動の一環として、原始伝票から統計データを抽出し、多種多様なグラフ化が行われます。線グラフ、棒グラフ、パレートグラフ、Zチャートなど形式は多岐にわたりますが、その多くは数表で十分に理解可能であり、視覚化する必要はありません。
この過剰な「グラフ化」は時間と労力を浪費し、かえって効率を低下させます。
管理方式の複雑化
ワンライティングシステムや伝票式会計など、管理を効率化するための新たな方式が次々に導入されますが、それに伴い業務量が増加し、現場が本来の業務に集中できなくなるケースが見受けられます。
管理が目的化し、顧客サービスの低下を招く例も少なくありません。
組織の硬直化
職務分掌規定や定員制の導入は、管理効率を高めることを目的としていますが、これが過剰に適用されると、セクショナリズムが蔓延し、柔軟な対応が難しくなります。また、労働組合との対立や規定を守るための無駄な作業が増え、かえってコストが膨らむ場合もあります。
コンピューター導入の過信
コンピューターやMIS（経営情報管理システム）は効率化の切り札として期待されますが、実際には無意味なデータや資料を量産し、総費用が増加する要因となるケースも多いです。「費用がかかる以上、活用しなければ」という心理から、必要のない計算や資料作成が行われることも少なくありません。
管理コスト削減のための具体的対策
必要性の精査と削減
作成されている帳票類や統計、グラフのすべてを精査し、本当に必要なものだけに絞り込みます。例えば、売上年計グラフやランチェスターグラフなど、事業運営に直接役立つものだけを残し、他の資料は廃止します。
管理目的の明確化
管理活動は「ロスを防ぐ」ために必要最小限に留めるべきです。顧客サービスや業務の進行を支えるための手段であることを明確にし、管理が自己目的化しないよう徹底します。
柔軟な組織運営の推進
職務分掌規定や定員制を必要以上に厳格化せず、柔軟性を持たせることで、部門間の協力体制を促進します。また、規定に頼りすぎず、実際の現場のニーズに合わせて臨機応変に対応できる文化を育むことが重要です。
コンピューターの効率的な利用
コンピューターやMISの活用範囲を限定し、経営に本当に必要なデータだけを処理するよう運用方法を見直します。導入効果を定期的に評価し、投資コストに見合わない場合は運用方法の変更や撤退を検討します。
経営の質的情報の活用
経営において重要なのは、まだ数量化されていない市場や顧客の質的な情報です。これらはコンピューターでは処理できないため、経営者自身が外部環境に目を向け、現場からの直接的な情報を基に判断することが求められます。
管理コスト削減の効果
管理コストを削減することは、単に費用を抑えるだけでなく、次のような効果をもたらします：
- 現場の負担軽減
従業員が無駄な作業に時間を費やさなくなり、本来の業務に集中できるようになります。 - 柔軟な意思決定の実現
硬直化した組織構造を改善し、変化する市場環境に迅速に対応できる体制を整えます。 - 経営資源の最適配分
管理活動に過剰なコストをかけず、資源を価値創造活動に振り向けることが可能になります。
結論
管理活動は必要不可欠ですが、そのコストが増大しすぎると、企業全体の効率を損なう原因となります。無駄な管理を排除し、必要最小限の管理に集中することで、事業運営の質を高めることができます。
経営者は「管理を目的化しない」という基本姿勢を持ち、常に管理コスト削減を念頭に置いた意思決定を行うべきです。
それこそが、持続的な成長と競争力強化の鍵となるのです。
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