予実管理 とは、企業や組織があらかじめ立てた計画（予算・目標）と、実際の実績（結果）を比較・分析し、その差異（ギャップ）を把握することで経営改善や組織強化につなげる管理手法です。
目次
1. 予実管理の目的と重要性
予実管理の主な目的は、以下の3つです。
① 計画と実績の差異把握
計画（予算）と実績の乖離を可視化することで、現状を正確に把握し、問題点や改善の方向性を明確にします。
② 経営判断の精度向上
実績の傾向や問題を早期に発見することで、迅速かつ適切な経営判断が可能になります。
③ 組織全体の意識向上
目標と結果の差を共有し、達成への意識を高めることで、全員が一丸となって改善に取り組む文化が育まれます。
2. 予実管理の基本ステップ
① 目標（予算）の設定
- 明確で実現可能な数値目標を設定します（例：売上高、利益、コスト削減率など）。
- 目標は、年度計画から月次・四半期の単位に細分化し、管理しやすくすることが重要です。
② 実績の把握と集計
- 各部門や拠点から最新の実績データを収集・集計します。
- 数値の正確性を保つために、集計ルールやシステムの標準化が欠かせません。
③ 差異分析（予算と実績の比較）
- 予算と実績の差を定量的に比較し、ギャップの要因を分析します。
- 分析するポイント：
- 良かった点（達成要因）
- 悪かった点（未達要因）
- 外部要因と内部要因の区別
④ 対策の立案と実行
- 分析結果を基に、具体的な改善策や再発防止策を立案します。
- 改善策は、数値目標に反映させて 「次の行動」 に繋げます。
⑤ 振り返りとPDCAサイクル
- 改善策の効果を振り返り、次の予算計画に反映します。
- PDCAサイクル（Plan-Do-Check-Act）を回し続けることで、予実管理の精度と効果が向上します。
3. 予実管理における重要なポイント
① 差異の「見える化」
予算と実績のギャップを迅速かつ分かりやすく見える化することで、問題点の早期発見が可能になります。
- グラフやダッシュボード を活用し、視覚的に把握できる仕組みを導入する。
② 要因分析の徹底
「なぜ差異が生じたのか？」を定量・定性の両面から徹底的に分析します。
- 外部要因：市場動向、競合動向、景気変動など。
- 内部要因：営業活動の不足、コスト管理の甘さ、生産効率の低下など。
③ タイムリーな情報共有
- 月次・週次 など、タイミングを決めて予実管理を実施し、進捗を定期的に確認する。
- 全社員や部門に情報を共有し、改善への意識を高める。
④ 数値管理と現場感覚の融合
数値だけに依存せず、現場の声や現実の状況を反映させることが大切です。
- データとともに、各部門の責任者や担当者のヒアリングを行い、実情を理解する。
4. 予実管理を成功させるためのツールとシステム
効率的な予実管理を行うためには、適切なツールの導入が欠かせません。
- ExcelやGoogleスプレッドシート：シンプルなフォーマットで管理可能。
- BIツール（Business Intelligence）：データをリアルタイムで可視化し、迅速な意思決定をサポートする。
- 例：Tableau、Power BI
- ERPシステム：財務、営業、製造データを統合管理し、精度の高い予実管理を実現する。
5. 予実管理の実例：成果につなげる実践方法
例えば、ある製造業A社では、次のような予実管理を行いました。
① 目標設定：
- 売上目標：前年比10%増
- コスト削減目標：生産ロス5%削減
② 実績比較と差異分析：
- 第1四半期で売上未達が判明し、要因を分析。
- 外部要因：原材料高騰、需要減退
- 内部要因：営業活動の遅れ
③ 改善策の実施：
- 原材料高騰に対応するため、サプライヤーとの交渉を強化。
- 営業部門では新規顧客の開拓プロジェクトを立ち上げ。
結果として、第2四半期から売上が回復し、年度目標を達成しました。
まとめ：予実管理の実践で経営改善を加速する
予実管理は、計画と現実のギャップを明確にし、改善策を立案・実行することで企業の成長を支える重要な仕組みです。
成功の鍵は、
- 定期的かつタイムリーな比較分析
- 要因を深く掘り下げた差異分析
- 組織全体で共有し、改善へとつなげる行動
「予実管理は経営の羅針盤」 です。企業が現状を把握し、目標に向かって着実に進むために、しっかりとした予実管理の仕組みを構築し、PDCAを回し続けましょう。
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