段取り力で人に仕事を任せる（考え方と注意点）

段取り力とは前項で説明した通りです。

段取り力とは、「物事をいかにスムーズに進め、締め切りまでに効率的に仕事を完了させ、最大の成果を上げるための力」のことです。

新しい仕事・タスクが発生した場合

初見の仕事・タスク

新しい仕事・タスクが発生した場合は、段取りすることができないです。それは、経験したことがないため、どのような作業が内在しているか、作業の標準時間はどれくらいか推し量れないからです。

例えば商品を輸入する際に、

• 取引先への対応（英語で対応するには？ロット交渉は？）
• 必要書類の回収（輸入するにあたって必要書類は？）
• 発注（どのように発注するの？）
• 輸送（初回輸送は航空便で？それとも海上輸送でLCLで？）
• 通関（どこの通関業者に依頼する？）
• 受け取り（フォークリフトで荷物をおろしてとか無理？）

などの工程が発生します。工程の中にも不安な要素がたくさん内在しています。

ある程度ネットで調べたり、知っている人にヒアリングしたりして段取りすることはできますが、やはり自分で経験しないと完全に把握することはできません。

将来のための段取り

つまり初見の仕事は、なかなか段取りしづらいので、将来的に段取りを完全にするために、対応しながら将来の段取りを頭でイメージすることが必要です。

２回、３回ほど対応し、どのような懸念事項や注意点があり、標準時間はどれくらいかを割り出します。

そのことにより、次に対応した場合のスピードも上がり、スムーズにことが進むようになります。将来的に段取りすることも可能です。

どこまで人に任せるか

段取りする上で、非常に大切な部分です。人に任せる工程を考えてみます。

1. スキルを見極める
2. どこの仕事を任せられるか考える
3. 任せてスケジューリングがブレないか考える
4. マニュアルを渡す
5. 実際にやってみせる
6. 実際にやらせる
7. チェックする

任せたあとは、⑦をルーティンワークにすることになります。

ここでの問題発生要因は、

1. 突発的な休みが発生
2. 技能不足
3. 覚えない

突発的な休みが発生

突発的な休みが発生する場合は、休みが出た場合のバックアップを考える必要があります。

技能不足

思っていたほどの技能がない場合が、発生します。

覚えたとしても、標準作業時間内に対応できないなどの可能性があります。

その際には、標準作業時間内に終わらせられるように教育・育成していくか、作業を任せるか切り上げるかを考えなければいけません。

覚えない

作業を覚えないということも発生します。何度もやっても作業を覚えられない人はいます。

そもそもやる気がないか、前項の技量が足りないかということになります。

やる気がない場合は、早め早めに切ることも経営サイドとしては、必要なことです。ボランティア活動をしているわけではないので、そこはシビアに対応しなければいけません。

特に、パソコンを用いる作業に関しては、ある程度今までパソコンを触ってきた人でない限りと、いつまでもパソコンを覚えることができません。仮に勤務時間外にひたすら覚えるためにパソコンの勉強するなどの人は肌感覚的に1％にも満たないです。

得手不得手があるので、そこも見極めなくてはいけません。

安易に人に任せるという選択肢を取らない

自分のキャパシティーを考えたら、人に任せるという選択肢があり、それが必要不可欠です。

ただ任せたい人の役職、勤務体系、スキルを鑑みて任せないと、工程がスムーズに進まず、うまく機能しなくなります。

ここが中途半端になってしまうと、業績が上がってきません。上がるどころがスムーズにいかない部分がボトルネックなり、業績が下がっていきます。

思っていたような成果を生み出すことができず、自分が苦しい思いをすることになります。

まず人に任せることは「作業業務」、その後、「管理業務」という流れが綺麗です。

注意すべき点は、管理業務に関しては、適正がない場合、育成することにとてつもない時間を要することになるので、会社の成長スピードに間に合わない場合がほとんどです。

安易に管理業務につけると時間を食われるので特に注意すべき点です。

起業家・管理者→職人の段取り

作業の割り振りを考える上で大切なことは、誰でもできる状態にすること。ただ自分基準で考えると間違いなくそこまで対応できる人はいないので、それを前提に組み立てなければいけません。

各々特性があり、できるできないが存在するので、そこを見極める力も段取り力の一種です。

組織構造は、非常に繊細な部分です。構造を考えた上で、仕事を割り振り、任せた人が思ったように動かないなんてことはザラです。

特にスモールビジネスでは、経営幹部が、「起業家・管理者」を担い、「作業をする職人達」を動かす構図になります。

管理者を雇える余裕がある場合は、その次に管理者を雇用して、管理作業を抜きます。

話を戻して、起業家・管理者→職人の対策としては、「段取り力がある人が、段取りを行い、職人のお膳立てを行う」という方法です。

段取りによってお膳立てする

職人が作業をしやすいように、準備＝段取りをしっかり行うことで、想定よりも下振れするリスクを回避します。

いかに作業をスムーズにできるように手配することが、スモールビジネスの幹部には求められるスキル＝段取り力ということです。

1人で作業すれば、10時間かかるところを、9人のスタッフを追加し、段取りすることによって、必要な作業が1時間で終わります。10倍速で仕事が完了するので、残りの9時間を他の業務に充てることが可能です。

将来的には、自分が音頭を取るポジションを、適切な人員に委任することによって、残りの1時間も抜くことが可能になります。

まとめ

自分の時間を確保するために、人を採用するのですが、大前提としては、会社の経営を上昇気流に乗せることなので、前提を念頭におきながら、対策を立てる、将来をイメージする段取り力が必要です。状況に応じて、都度段取りを組み替えていく必要があります。