ビジネスを運営する上で、やらなければならないことは多々あります。しかし、長期的な成功を見据えると、効率を追求し、機械化やシステム化を進めることが不可欠です。
特に、人が行う作業には3M（無理・無駄・むら）が生じやすく、これが業務の効率や品質に影響を与えることがあります。以下では、その理由と実践すべきアプローチについて解説します。
1. 単純作業の重要性
業務の中でどうしても抜きたい作業がある場合、判断を必要としない単純作業を選ぶことが賢明です。例えば、製造過程の小分け作業やシール貼りなどは、明確な手順があり、特別なスキルを必要としません。しかし、これらの作業も将来的には自動化できるように、常に考えておくべきです。
自動化を前提にした作業設計を行うことで、人的ミスや効率の低下を防ぎつつ、リソースを有効活用することが可能になります。
2. 複雑なタスクの委任について
複雑なタスクや判断が必要な業務は、基本的に委任しない方が良いでしょう。例えば、顧客対応とシステム連携を行う場合、外部とのやり取りが発生し、判断が必要となるため、上長への確認作業が生じます。
このような場合、指示を出している間に業務が完了してしまうことが多く、結果として効率が悪化します。
したがって、外部との接触が必要なタスクは、機械化やシステム化を進めることでスムーズに対応できる環境を整えた方が良いのです。
3. 任せる人材の選定
もし業務を任せる場合、基本的には男性正社員など、責任感があり、判断力のある人材に任せることが望ましいです。単純作業に関しては、パートタイムスタッフを活用し、労力を分散させることが効果的です。
4. パソコンスキルを持つ人材の確保
注意点として、パソコン作業ができる人材は意外と少ないことを考慮する必要があります。特に、デジタルツールやシステムを扱える人材を確保することは、ビジネスの運営において重要です。
5. 業務の基準設定
また、作業の目安として「60%できたら普通」と考えることが役立ちます。この基準を設けることで、過度な完璧主義から解放され、適切な進捗管理が行いやすくなります。
結論
長期的な視点で見ると、業務の機械化やシステム化は避けて通れない道です。単純作業は効率的に行い、判断を伴う複雑なタスクは社内で完結させることで、全体の業務効率を向上させることができます。
人材の選定や業務の基準設定も重要であり、これらを考慮することで、よりスムーズな業務運営が実現できるでしょう。
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