経営計画は、企業の方向性を明確に示し、社長の意図を社員に正しく伝えるために不可欠なものである。
しかし、多くの企業では経営計画が明文化されておらず、口頭で伝えられることが一般的である。その結果、意図の誤解や一貫性の欠如が生じ、組織内に混乱を引き起こすことがある。
本記事では、経営計画を明文化する重要性とその方法、さらには「書く」ことで意図を整理し伝える力を高めるプロセスについて考察する。
企業経営において、社長の意図を社員に正確に伝えるためには、経営計画を「明文化」することが不可欠である。口頭での説明だけでは、どうしても伝達の精度が落ち、社員が受け取る印象も異なってしまう。伝言ゲームのように、口頭で伝わった内容は徐々に変形され、最悪の場合、逆の意味で伝わることもある。これは社内の混乱を招く原因となり、ひいては経営の一貫性に影響を及ぼす。
そのため、経営計画は必ず文書として明確にし、社長自らがその内容を全社員に納得できるまで説明し、協力を得ることが求められる。しかし実際、経営計画を明文化することは容易ではない。多くの社長が自分の考えを伝えることに難しさを感じている。経営者には、「考えはあるが、うまく伝えられない」という悩みを抱えている人が多いのである。
明文化の必要性
経営計画は、言うまでもなく「明文化」しなければならない。
明文化されていないものは、もはや経営計画とは言えない。
社長の意図を誤りなく社員に伝えることは、口頭で伝えるだけでは不可能である。一度言っただけで、社長の意図を完全に理解させることなどできるはずがない。
そのため、同じことを何度も繰り返し伝える必要が出てくる。
しかし、その都度表現が少しずつ異なり、状況も変化している。同じ内容を何度も話すうちに、自然と伝え方が洗練されていく、という現象が起きるのである。
これを聞いた社員は、その都度異なる印象を受け、結果として「社長の言うことは恐ろしく一貫性に欠ける」という印象を持つようになってしまうのである。
伝言ゲーム
次に、社長から口頭で聞いた内容は、おそらく口頭で下部に伝達されていく。その過程で、内容は少しずつ変形し、時には逆の意味で伝わることさえある。これが組織内の混乱を引き起こす原因となるのである。
だからこそ、意思伝達を正確に行うためには、必ず文書によって行わなければならない。ましてや、企業経営の基本となる経営計画を明文化しないという選択肢はあり得ないのである。
社長は、自らの考えを自らの筆で明文化し、その内容を社員に丁寧に説明して納得させ、協力を求めるべきである。こうすることで初めて、会社は社長の意図に沿って活動することができる。
しかし、現実問題として、この明文化の作業は決して容易なことではない。
明文化を通じて意図を伝える力を養う
明文化には、社長が自身の考えを整理し、表現する力を養う効果がある。「書く」という行為は、単なる表現力を鍛えるだけでなく、自分の考えを言語化する過程で、自身の思考も整えられる。経営計画書は、単にスローガンや抽象的な表現を並べるだけでは社員を動かす力を持たない。明文化には、「何を、どの順序で、どのように書くか」といった、的確な構成が求められる。
社長の表現力の課題
その第一の理由は、社長自身の「表現力の不足」である。「私の頭の中には社員に伝えたいことがたくさんあるのに、いざ話そうとすると、その百分の一も伝えられない」ということがあるが、多くの社長が同じ状況にある。
これまで多くの社長と接してきた私は、社長という人種が驚くほど表現力に乏しいことにいつも驚かされる。自分の考えを社員に伝えられないのに、どうやって社員を自分の意図通りに動かそうというのか、全く不思議である。
それにもかかわらず、「自分は話が下手だから」と平然としているのだから、困ったものである。
「書く」ことの重要性
口下手を直すことは、努力次第で決して不可能なことではない。それは「能弁」になるということではなく、自分の意思を他人に正確に理解させられるようになる、という意味である。
その方法は、「自分の思っていることを書き表す」ことである。それを経営計画の「方針書」として行うのだ。「書く」という行為は、自分の考えを整理し、明確にまとめる作業そのものだからである。
書き方の工夫
とはいえ、ただ書けば良いというものではない。ただ漫然と書いたのでは、人を動かす力を持たないものになってしまう。世に多く出回っている経営計画書を見ると、そのほとんどが「抽象論とスローガン」に終始していることからも、それがよく分かる。
そこには、自ら「書き方」というものが存在する。何を、どのような順序で、どのように書くのか、という点が重要である。この具体的な書き方については、後に「方針書」の部分で詳しく触れることにする。
経営計画書への理解不足
第二の理由は、事業経営全体の活動とその目標を示すための「経営計画書」そのものについて、社長自身がよく理解していない場合が多いということである。
この「経営計画書」の重要性を正しく認識し、実践的に作成できる社長はほとんどいないと言っても過言ではない。実際、多くの経営計画書は「全く成っていない」としか表現できないほどお粗末なものばかりである。
経営計画がもたらす効果
以上の二つの点はいずれも、経営計画の樹立に関するものである。
苦労して経営計画を作り上げれば、それ自体が社長の明確な意思表示となる。
興味深いことに、この経営計画の発表会では、どんな社長でも最低一時間は熱弁をふるうものだ。それまでは、10分や15分話しただけでネタ切れになっていた社長が、である。
社長の意思表示としての経営計画
また、経営計画書は、企業の目標や方針を具体的に示すものであり、社長の意思表示そのものである。苦労して策定された経営計画は、社長の考えが結晶化したものであり、その発表会では、普段短い時間しか話さない社長でも熱弁をふるうほどに情熱を注げるものとなる。これは、経営計画を明文化する過程で、社長自身が計画内容に一層の確信を持つことができるからである。
明文化された経営計画は、社員全員に社長の意図を正確に伝え、企業の方向性を一つにまとめるための不可欠な手段であり、企業を力強く前進させる礎である。
まとめ
経営計画を明文化することは、社長の意図を誤解なく社員に伝え、組織を統一した方向へ導くための最も重要な手段です。
明文化することで、社長の考えが整理され、社員がそれを理解しやすくなるだけでなく、具体的な目標と行動指針を共有することが可能になります。
一方で、多くの経営計画書は抽象論やスローガンに終始しており、その改善が必要です。正しい書き方を学び、苦労して経営計画を作り上げることで、社長自身の意思表示として機能し、企業全体に活力を与える計画となるのです。
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