企業において、ルールや方針を徹底し、社員全員が同じ目標に向かって動ける体制を整えることは、組織の成長に不可欠です。
しかし、社員が面倒なことや都合の悪いことを避けるのは自然な行動です。こうした状況に対応し、全員がルールを守る仕組みを作るには、経営計画書を活用することが有効です。
本記事では、経営計画書が果たす役割や、明文化することの重要性について解説します。
経営計画書の重要性
経営計画書は、組織を持続的に成長させるために欠かせない道具です。この計画書には、長期的な事業計画や当期の目標といった数値だけでなく、業務に関するルールや年度計画表といったスケジュールまで網羅されています。
社員が面倒なことや都合の悪いことを避けるのは、人間として自然な行動です。そこで、社長としては、社員がそれらを実行せざるを得ないようにルールを整備し、それを明文化することが重要です。
紙に書かれたルールが行動を変える
例えば、「タクシーを利用する際は個人タクシーを選んでください」と口頭で指示しても、それが実行される保証はありません。社員の「はい」という返事は「理解しました」という意味であり、「実行します」とは異なります。
社員のはいは聞こえましたのはいです。
一方で、この内容を経営計画書に明記し、方針を徹底する教育を施せば、実行率は格段に上がります。
人は口頭での指示よりも、書かれたルールに従う傾向が強いからです。さらに、経営計画書を使えば、伝言ゲームのように情報が伝わる過程で内容が変わってしまうリスクも防げます。
曖昧さを排除するための明文化
話し言葉はどうしても曖昧になりがちです。同じ内容でも人によって解釈が異なることがあります。そのため、ルールや方針を紙に書き、具体的に示すことが必要です。
明文化された内容はブレがなく、社員全員に共通の理解を促します。
ただここで注意しなければいけないのは、社長のあなたが明文化したからといって100％全て実行されるわけではありません。
ここの対処を誤ると内部管理の負のサイクルに入り、経営危機になります。
経営計画書とキリスト教の例
キリスト教が世界中に広まった理由のひとつに、教義を文字や絵画で明確に伝えた点が挙げられます。教会に飾られた絵画は、キリスト教の教えを分かりやすく示すものであり、誰が説明しても同じメッセージを伝えることができました。
これは経営計画書と同じ役割を果たしています。単に口伝えでルールを教えるのではなく、明確に書き記すことで、社員が内容を正しく理解し、それを実行に移せるようになるのです。
まとめ
社員が面倒なことを避けるのは自然な行動です。しかし、それを理由に経営が停滞することを防ぐためには、ルールや方針を明文化し、社員が従わざるを得ない仕組みを作ることが不可欠です。
経営計画書は単なる書類ではなく、組織の成長を支える強力なツールです。曖昧さを排除し、全員が同じ理解のもとに動けるようにするための手段として、計画書の整備を徹底することが求められます。
コメント