防衛兵器としての書類

R社の工程管理に見る現実

R社で工程管理の改善に取り組んだときの話です。R社は受注一品生産を主とする企業で、需要が季節によって大きく変動するうえ、短納期対応や突発的な案件への対処が求められるという厄介な環境にありました。

混乱の原因を探る中で、無計画な受注が問題の核心にあるとわかりました。このため、受注時に工数の山積みを行い、そのデータを基に納期を調整する方法を採用することになりました。同時に、外注業務も調整のクッションとして重要な役割を果たしていたため、外注に関わるプロセスの詳細を調査することにしました。

外注品完成台帳の謎

調査中に目に留まったのが「外注品完成台帳」という帳票でした。一見、普通の台帳に思えましたが、実態を知るとその存在理由が疑問視されるものでした。

外注係の役割は、これから外注する業務の計画を立て、進行中の外注業務を推進することです。一方で、外注先から完成品が戻った時点で、その仕事は終わるのが通常の流れです。しかし、この台帳は完成品が戻った後も記録を続けるものでした。

そこで、「この台帳は本当に必要ですか？」と尋ねると、外注係は「まあ、記録を残しておかないといけないと思いまして……」と言葉を濁しました。私はこれ以上追及するのをやめました。理由は明白でした。この台帳は実務上の必要性ではなく、責任逃れのための”防衛兵器”だったからです。

責任逃れのための防衛兵器

納期が遅れると、現場では外注品の遅れが原因だと主張することがよくあります。その際、外注係が責任を問われます。この台帳は、そうした場面で外注係が「自分の責任ではない」と主張するための証拠書類として機能していたのです。

こうした「防衛兵器」としての書類は、会社の中で意外に多く存在します。一見無駄な帳票や記録も、組織内での責任追及を避けるために必要悪として生まれているのです。

無意味な防衛書類を生む文化

トップや上司が具体的な成果を上げるための指導を行わず、不達成の責任をただ追及するだけであれば、こうした「防衛兵器」はなくならないでしょう。それどころか、増える一方です。成果を上げることよりも、責任逃れのための証拠作りが優先されるような文化では、組織全体の効率が著しく低下します。

このような環境では、本来不要な帳票が増え続け、従業員の労力を奪い、経営資源が浪費されてしまいます。

解決への第一歩

この問題を解決するには、組織文化そのものを見直す必要があります。経営者や上司が、成果を上げるための具体的な目標を示し、それに向けた実質的なサポートを行うことが不可欠です。

また、必要のない書類や帳票の作成を禁止し、実務に直接寄与する情報だけを記録する仕組みを整えるべきです。責任追及よりも、問題の解決や成果の達成を重視する風土を築くことが、無駄な”防衛兵器”を排除する唯一の方法です。

防衛のための書類ではなく、未来を切り開くためのツールとしての帳票や記録を作るべきです。それこそが、組織の効率化と成長につながる第一歩となるでしょう。