指令は必ず文書で伝えるべき理由
企業経営において、社長の指示が社員に正確に伝わらず、思うように動いてもらえない――これは、多くの経営者が抱える共通の悩みです。しかし、この問題の原因は明白です。それは、社長が重要な指令を「口頭」で伝えることにあります。
口頭指令の限界
口頭で伝えた指示は、社員にとって記憶の中で曖昧になりやすく、正確に実行されることは稀です。業務に追われる中、口頭の指令を完璧に覚え、整理し、実行に移すことは、ほとんどの人間には不可能です。指示を受けた管理職や社員が、その内容をメモに取ったり、復唱して確認したりするケースはごくわずか。結果として、指示の意図がねじ曲がったり、全く別の結果を生むこともしばしばです。
このような状況を放置することは、社長自身が「指示が徹底されなくても構わない」と暗に認めているのと同じです。口頭での指令は、実質的に「独り言」に過ぎません。
文書による指令の効果
この問題を解決する方法は至ってシンプルです。「重要な指令はすべて文書で残す」というルールを社長自ら徹底することです。指令を文書にすることで、内容が明確になり、曖昧さや記憶違いを防ぐことができます。さらに、指令を受けた側も、それをいつでも確認できるため、正確な実行が可能になります。
実際、私自身も管理職を務めていた時代、どんな指令でも簡単な「メモ」にして渡していました。たとえば、「十円収入印紙、百枚」というメモを女子社員に渡せば、間違いなくその通りに実行されました。このような徹底したメモの活用により、私の指示はほぼ完全に実行されました。
この方法には、驚くほどの効果があります。指令内容を明確にし、正確に実行させるだけでなく、社内全体の文化にも良い影響を与えるのです。
文書指令の副産物：社内文化の改善
ある企業のY社長は、私のアドバイスを受けて指令をすべて文書で出すようにしたところ、次のように語りました。
「私の指令が驚くほど徹底されるようになりました。それだけでも十分素晴らしいことでしたが、最近では管理職たちが私のやり方を見習い、自分の部下にも指令を出す際にメモを使うようになったのです。」
このように、社長が文書指令を徹底することで、自然と部下にもその習慣が広がり、社内全体で「指令を正確に実行する」文化が根付いていきます。社長の行動は社員に強い影響を与えるものであり、それが教育そのものになるのです。
「文書指令」は難しくない
指令を文書化することは、堅苦しい作業ではありません。簡単なメモでも十分です。短い内容であれば、数秒から数十秒で作成できます。そのわずかな時間をかけるだけで、指令の実行率を飛躍的に高めることができるのです。
また、文書指令を習慣化すれば、社員への指示漏れや指令の曖昧さが排除され、効率的に組織を動かすことが可能になります。
文書指令を徹底するための具体策
- 指令メモの活用
社長自身が、どんな指令も簡単なメモに書き留めて社員に渡す。形式は簡易なもので十分です。 - 秘書や管理職の協力
指令内容を秘書や管理職に文書化させ、それを自らチェックする仕組みを導入する。 - 指令の記録を残す
重要な指令についてはコピーを取るか、デジタルデータとして保存し、後から確認できる状態にしておく。 - 管理職への指導
社長だけでなく、管理職にも指令を文書化することを推奨し、社内全体でこの習慣を広める。
社長の指示が徹底されない本当の理由
「社員が言うことを聞かない」「指示を守らない」という悩みを抱える社長は多いですが、実際には、社員たちは社長の行動や姿勢を忠実に反映しているだけです。社長が口頭で曖昧な指示を出し、それが徹底されなくても改善しないのは、社長自身がその状況を許容しているからです。
社長が「指令は文書で出す」という行動を徹底することで、社員たちはその姿勢に応じた行動を取るようになります。結局のところ、社員の行動は社長の姿勢を映す鏡なのです。
結論：指令は必ず文書で
口頭指令は、曖昧さと不確実性を伴う独り言に過ぎません。社長が自らの指令を的確に実行させるためには、文書指令を徹底することが必要です。簡単なメモや文書にするだけで、指令の正確性と実効性が劇的に向上します。
「指令は必ず文書で」――この基本を徹底することで、社員の行動が変わり、組織全体がより強固で効率的なものになるでしょう。
さらに具体的なアクションプランや補足が必要であれば、いつでもお知らせください！
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