経営計画書は、会社の「あるべき姿」と、社員一人ひとりの行動指針を示す重要な文書である。
計画書を単に保管するのではなく、繰り返し読み込み、実践に活用することが求められる。
そのためには、次のような活用方法が効果的だ。
理解の深化
繰り返しの熟読
経営計画書には、我社の事業経営のあるべき姿と、社長をはじめ全社員の行動の指針が明示されている。
そのため、社長をはじめ、計画書を配布された全員が、この計画書を繰り返し読み込み、内容を深く理解する必要がある。
計画書は、一度読んで終わりにせず、何度も繰り返し読むことで理解を深めるべきです。社長や重役が計画書を深く理解し、それをもとに判断や行動ができるようになると、部門やチーム全体がその意図に基づいて一貫した行動を取ることが可能になります。
会議での持参と引用
また、重要な会議には必ず計画書を持参させ、その場で抜き読みや確認を行うことも有効である。
これにより、全員が計画書を常に意識し、それに基づいた行動を取るようになり、会社全体の一体感と方針の徹底が図られる。
計画書を常に持参し、重要な会議の際に必要な部分を引用することで、方針がしっかりと指針となっていることを再確認します。これにより、議論や意思決定の過程でも計画書が有効に機能し、目標に沿った具体的な行動に繋がります。
計画書には、各自が気づいたことや追加すべき情報を書き込み、理解を深めながら発見を蓄積していきます。重要な項目にアンダーラインを引くなどの方法で視覚的にも把握しやすくし、自身がすぐ参照できる状態を作ることが理想です。
積極的な書き込みと記録
そして、経営計画書には、読み込むうちに書き込みやアンダーラインが増えていくことが望ましい。それが、計画書が実際に使われ、生きた指針として活用されている証拠となる。書
き込みスペースが足りなくなれば、紙を貼り付けてでも追記すればよい。
計画書の「使い込み」
理想的には、一年後には計画書が読み込まれすぎて、まっ黒に汚れ、ページが折れて切れかけ、セロテープで補修するほどの状態になっていることだ。それこそが、計画書が会社の経営活動に深く根付いていることを示している。
K社で試しに経営計画書の書き込み状況を調べてみると、社長の計画書にはびっしりと書き込みがあり、次いで重役、部長と順に書き込みが減少し、課長のものになるとほとんど書き込みがない、という興味深い結果に直面した。
このような差が生じるのは、それぞれの立場による関心の度合いや責任感の違いが影響しているからである。社長は全体を把握し方向性を示す責任があり、重役や部長はそれを実行に移す立場である。
一方、課長クラスになると、自身の業務範囲が狭まり、計画書全体への関与が薄くなる傾向がある。この状況は、計画書の重要性をどの階層にも十分に浸透させることの難しさを示している。
計画書は、1年間の業務を通じて「使い込まれる」ことが期待されます。多くの書き込みやアンダーラインが入り、紙が擦り切れるほど読み込まれている計画書こそ、真に事業に活かされている証拠です。例えば、書き込みの多い社長の計画書と、書き込みの少ない課長の計画書が示すように、役職に応じた計画書への取り組みの深さが、社員の意識にも影響します。
5. 実践を通じての共有と学び
社員間で計画書に書き込んだ内容や重要なポイントを共有することで、全員が計画に基づいて一丸となり、取り組むべき目標がさらに浸透します。計画書は、個々の社員が成長し、会社全体が計画目標に向かうためのツールとして活用されるべきです。
まとめ
計画書の活用を通じ、社員全体に経営方針が浸透し、会社が一致団結して目標に向かうための原動力を育むことができます。
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