社長が先頭に立つことが絶対条件だ。これだけで社員の意識は大きく変わる。「よきに計らえ」などというのは愚かな殿様のすることであり、そんな態度で物事が進むわけがない。
次に重要なのは、徹底的にやり抜くことだ。「このくらいで十分だろう」といった中途半端な姿勢では、すぐに崩れて元の状態に戻ってしまう。妥協は一切許されない。
- 整備の担当区分とリーダーの設定
会社全体の平面図を用いて担当エリアを明確にし、それぞれのエリアにメンバーとリーダーを割り当てる。整備の責任範囲は必ず境界線を50センチ以上超えるように設定する。つまり、境界線からお互いに50センチずつ、合計1メートルの幅が両方の担当エリアとして責任範囲に含まれる形とする。
これを行わず、柱を境界線とみなしてしまうと、柱の幅だけ整備が行き届かない隙間が生まれる。こうした隙間は、人間の性質上、放置されがちだからだ。
- 整備道具の準備
整備には、ほうきやチリトリ、雑巾といった一般的な掃除道具だけでは不十分だ。環境整備は正式な業務の一環であり、それに見合った適切な道具を用意する必要がある。
最も基本的で重要な道具はウエスと歯ブラシだ。ウエスに関しては、単なるボロ切れではなく、新しい木綿を適切なサイズに切って使うべきだ。質の良い道具を揃えることで、整備の質も向上する。
さらに、ドライバー、ヘラ、ピック、ブラシ、モップ、錆落としといった道具も揃える必要がある。加えて、洗浄剤や塗料など、状況に応じて必要なものを準備したり、特別な用途のために道具を作成したりするのも有効だ。
これらの道具は、質の高い仕事を実現するために欠かせないものである。価格もそれほど高いものではないため、必要に応じて自由に購入できるようにすべきだ。適切な道具が整備の成果を左右する。
準備段階にかかる手間や費用はそれほど大きくない。そしていよいよ環境整備に取りかかる。
まず最初に行うのは次のステップだ。
3. 社長自ら全社を巡回する（これ以外では意味がない）
記録係を伴って巡回する。そして行うべきことは、「捨てるものの指示」だ。この指示には必ず期限を設ける。対象は、現在使っていないもの、あるいは当面使う予定のないものをすべて含む。無駄なものを排除することで、環境整備の基盤が整う。
この際に、「何かに使えるかもしれない」や「修理すれば使える」といった考えを持つのは禁物だ。こうした発想にとらわれると、結局何も捨てられなくなり、環境整備の目的が果たせなくなる。思い切りが重要である。
「何かに使えるかもしれない」と取っておくと、最終的には物が増えすぎて手に負えなくなり、いざ必要になった時に見つけ出すことすらできなくなる。また、「修理すれば使える」と思っても、いつ使うかわからないものをわざわざ修理することなどありえない。実際に必要になった時には、修理する時間さえないのが現実だ。こうした迷いを排除し、即断即捨が原則となる。
厄介なのは、「もったいない」という考え方だ。特に年配者ほどこの思考が根強い。しかし実際には、「もったいない」と思うこと自体が、最も「もったいない」結果を生む。不要なものがスペースを占有し、そのせいで日常の仕事に支障が出る。この状態こそ本当に無駄そのものだ。
スペースというものは、一坪ごとに資本が投下されている貴重なリソースだ。しかも、その資本には金利がついている。これを無駄なものに占拠されるのは、単なるスペースの浪費ではなく、会社の資源そのものを浪費しているに等しい。
とにかく、「今使っていないものはすべて捨てる」という覚悟を持つべきだ。むしろ、捨てすぎだと感じるくらい徹底的に行うのが理想だ。では、「捨てたものが必要になったらどうするのか」という疑問が出るが、その時は「新しく買えばいい」だけの話だ。
必要のないものに未練を持つのではなく、すべて目をつぶるつもりで、不用品を「捨てて、捨てて、捨てまくる」。これが環境整備の成功に欠かせない絶対的なルールである。
この徹底した「捨てる」作業ができるかどうかが、環境整備の成功を決定づける分岐点となる。この点を肝に銘じるべきだ。だからこそ、この作業を社員に任せてはいけない。社員に任せると必ず中途半端に終わり、環境整備は失敗に終わる。責任を持つ者が先頭に立ち、自ら指揮を執る必要がある。
4. 環境整備は毎日行うべきである
環境整備は、必ず「賃金を払っている時間内」に行うことを徹底する。これが絶対条件だ。
万が一、残業時間で行うことになった場合は、当然ながら残業手当を支払わなければならない。しかし、そもそも残業時間に環境整備を行うのは得策ではない。なぜなら、「時間外」という意識が付きまとい、作業への真剣味が薄れてしまうからだ。日常業務の一環として定時内で実施することが、環境整備を習慣化し、成果を上げるために不可欠である。
また、「繁忙期だから」といって環境整備を中止するようなことがあれば、それは終わりの始まりだ。環境整備は確実に失敗し、社長を含めた社員全員の「精神革命」も頓挫する。その結果、会社が繁栄するチャンスは永遠に失われてしまう。
どれだけ忙しい時期であっても、環境整備は正規の勤務時間内で必ず行うべきだ。それ以外の業務こそ、必要に応じて残業に回す。環境整備の優先順位を揺るがせてはならない。これを守ることが、会社の成功の基盤を築く鍵となる。
毎日の環境整備を行う時間帯は、各会社の勤務状況や都合に合わせて決定する。例えば、始業時の最初の1時間、午後の始業後1時間、または終業時前の1時間といった具合に、会社ごとに異なるケースがある。重要なのは、業務の流れに無理のない形で環境整備の時間を確保し、それを継続的に実施することである。
「一時間なんてもったいない」と感じる人もいるかもしれないが、そこをぐっとこらえて、まずは実践することを強く勧める。確実に良い結果が得られるからだ。この点については、一切疑う余地はない。環境整備を通じて得られる成果は、必ずや時間を費やした以上の価値をもたらすだろう。
とはいえ、毎日全社を挙げて環境整備を行うには、いくつかの課題がある。その一つが、営業関係や配送業務に携わる人たちは、業務の性質上、全員が同時に参加することが難しい場合があるという点だ。これらの部署では、それぞれの状況に応じた方法で環境整備を組み込む工夫が必要になる。
このような営業や配送業務に従事する人たちに対しては、通常業務の合間を縫う形ではなく、例えば土曜日の午後や、週休二日制の場合には金曜日の午後など、まとまった時間を確保して環境整備を行うといった工夫が求められる。各部署の業務状況を考慮しつつ、無理のないスケジュールで取り組めるよう調整することが重要だ。
5. 環境整備の実施方法
毎日1時間の環境整備を、ただなんとなく行うだけでは、十分な成果を得ることはできない。効果を上げるためには、明確で計画的な取り組みが必要だ。
具体的には、まず1時間の中で最初の10～15分をその日の業務の後片付けに充てる。そして、残りの時間はグループごとの計画に基づいて、特定の箇所に集中して整備を行う。このように時間を分け、明確な目的を持って取り組むことで、効率的かつ確実に環境整備を進めることができる。
具体的な進め方として、各人が担当する範囲を週刊誌の見開き程度の面積に限定し、それ以上手を広げないことがポイントだ。この「今日はこれだけ」という「これだけ主義」を厳守する。
割り当てられた範囲に対して、40～50分をかけて徹底的に磨き上げる。範囲を狭く設定することで、集中力を維持し、隅々まで手を入れることが可能になる。少しずつ確実に進めることで、全体の整備が着実に進展していく。
一方で、管理職の役割は、環境整備の実作業とは異なる視点で進められる。具体的には、雨漏りや破損箇所、排水溝の詰まり、錆びている箇所、危険な箇所などを点検し、修理または修理計画を立てることが求められる。
さらに、物の置き場所を明確に決定し、線引きや棚の設置、ラベルや表示の取り付けを行うなど、整備を支える仕組み作りを担う。このように、管理職は全体の環境整備を効率的かつ持続的に進めるための基盤作りに集中することが重要だ。
これらの作業を進める際に、特に注意しなければならないのは、会社創業以来一度も手をつけたことのない場所を見逃さないことだ。例えば、建物の外壁とフェンスの間のような場所がそれにあたる。
こうした普段目が届かない箇所は汚れや不具合が蓄積しやすく、そのまま放置されることで問題が深刻化する可能性がある。これらの場所を徹底的に清掃・整備することで、見えない部分の美化と安全性を向上させるとともに、全社的な環境整備の質を高めることができる。
もう一つ重要なのは、窓枠や手すり、内外壁、フェンスなどの塗り替え作業を、可能な限り社員自身で行うことだ。確かに手際はプロには劣るが、不思議なことに、この作業を通じて社員の間に一種の愛着や責任感が芽生える。こうした感情は、職場環境の維持や改善に対する意識を高めるきっかけとなる。
ただし、安全面を最優先し、地上2メートルまでを社員が担当し、それ以上の高所作業は専門家に依頼するのが鉄則だ。無理をせず、安全な範囲で作業を進めることが大切である。
もう一つ忘れてはならないのが、この時間を活用して「防火訓練」を実施することだ。最低でも月に一度は行うべきである。
実際に、ある焼肉レストランで、夜間に満席の状態で焼肉コンロが過熱し、発火して全焼した事故があった。しかし、その店では定期的に防火訓練を実施しており、店長が適切な指揮をとったことで、混乱することなくお客様を整然と誘導し、結果として負傷者を一人も出さなかった。
この例が示すように、防火訓練は危機管理能力を高め、万が一の際に大きな被害を防ぐために欠かせない取り組みである。社員全員が対応手順を理解し、実践できる状態にしておくことが、環境整備の一環として非常に重要である。
その際、ある社員は、炎の中でもお客様用トイレの扉を叩き、「お客様、いらっしゃいますか。火事です！」と声をかけ、残留者がいないかを確認する行動を取った。この冷静で迅速な対応が、全員の安全確保につながったのである。
翌日、焼跡の検証に訪れた警察や消防署の担当者は、「負傷者が一人も出ないケースは非常に珍しい。普段からどのような訓練を行っていたのか」と感心しながら質問したという。
このエピソードは、防火訓練の重要性を強く物語っている。日頃の訓練によって、非常時における冷静さと行動力が育まれ、最悪の事態を回避することが可能になるのだ。
A社長は、「社員たちが本当によくやってくれて、お客様に一つの怪我もさせなかった」と、目に涙を浮かべながら、その感謝の気持ちを私に語ってくれた。この言葉には、社員たちの日頃の訓練と対応力への誇り、そして、何よりお客様を守り抜いたことへの深い感謝が込められていた。
6. 社長自ら定期チェックを行う
定期チェックは、必ず社長自らが行うべきだ。これは、社長自身の熱意を社員に示す絶好の機会であり、環境整備への姿勢を明確に伝える重要な行動である。
チェックは月に一度を目安とし、事前に日時を明確に指定しておくことが重要だ。不意打ちで行い、社員の不備を責めるような行為は厳禁である。これでは環境整備の意義が損なわれ、社員の意欲を削ぐ結果となる。定期チェックは、改善点を見つけ、次へのステップを共有する場として活用すべきである。
最初の定期チェックは、単なる確認作業ではなく、環境整備のやり方を指導する場として行うべきだ。社員は自分たちの取り組みが以前より改善されていれば、それだけで十分だと感じがちだからである。
この初回の指導では、現状を評価しつつ、さらにどこをどう改善すればよいのかを具体的に伝えることが重要だ。社員が目指すべき基準を明確に示すことで、環境整備のレベルを一段と引き上げることができる。ここでの社長の指導が、以降の取り組みに大きな影響を与える。
不十分な箇所があれば、その場でウエスと歯ブラシを持ってきてもらい、社長自らが実演するのが効果的だ。環境整備では、汚れが「全く認められない状態」にすることが求められる。この基準を示すために、実際に手を動かして見せることが社員への強いメッセージとなる。
2回目のチェックでは、初回の改善点を確認することに重点を置く。そして、3回目にはお絞りと爪楊枝を使い、細部にわたる汚れの徹底的なチェックを行う。これにより、隅々まで清掃が行き届いているかを確認し、より高い水準での環境整備を社員に求める。こうした段階的な取り組みが、継続的な改善と意識の向上につながる。
4回目以降は、チェックリストを持参し、各ポイントを採点する形式でチェックを行う。そしてその結果を全社で公表する。これにより、環境整備への意識をさらに高め、全員が目標を共有することができる。
さらに、半年から一年に一度、環境整備の成果を競うコンクールを開催するのも効果的だ。「優勝」「準優勝」「二等賞」といった表彰を設け、優勝旗やカップを授与することで、チームや個人の努力を称える。また、個人賞を設けて、特に優れた取り組みをした社員を評価するのも良い方法だ。こうした取り組みは、社員のモチベーションを向上させ、環境整備の文化を根付かせる助けとなる。
優勝旗には、その時の優勝グループのリボンを付け加え、成果を可視化するのがよい。また、入賞を逃したグループには「努力賞」を設け、タオルや石鹸など実用的な品を贈るのが適切だ。例えば、「もっときれいにしま賞」といったユーモアのある名前をつけることで、前向きな雰囲気を維持しながらモチベーションを促すことができる。
このように、競争と称賛をバランスよく取り入れることで、環境整備への取り組みを楽しく、かつ持続可能なものにすることができる。
ある会社では、環境整備をボーナス査定の最重要項目の一つに位置づけている。このような仕組みを導入することで、社員一人ひとりが環境整備に真剣に取り組むようになる。
その会社の「環境整備計画表」（第1表）には、基本方針の7項目目として、この方針が明確に記載されている。これにより、環境整備が単なる作業ではなく、会社の評価システムや目標達成に直結する重要な要素であることが社員全体に共有されている。
こうして、環境整備が「社風」そのものにまで成長すれば、それはまさに素晴らしい成果だ。このレベルにまで達すれば、単なる会社の意識改革ではなく、むしろ「精神革命」と呼ぶべき大変革となる。
環境整備を通じて、会社全体が完全に生まれ変わり、以前の姿がまるで別世界の出来事のように感じられるようになる。これこそが、環境整備の持つ力の偉大さを物語っている。まさに「偉なるかな環境整備」と称えるにふさわしい成果だ。
環境整備の実施においては、社長が先頭に立ち、全力で推進することが成功の鍵となります。妥協を許さず、徹底的に行うことが重要です。以下に、環境整備を進めるための具体的なステップをまとめます。
1. 担当区分とリーダーの決定
会社の平面図に基づき、各エリアの担当者とリーダーを決め、エリアの境界を明確にします。お互いの責任範囲を境界から50センチずつとすることで、無責任な「帯」が発生しないようにします。
2. 整備道具の準備
整備には適切な道具が必要です。ウエスや歯ブラシなどの基本的な道具に加え、ブラシ、洗剤、塗料、さらにはドライバーなども備え、環境整備が正規の仕事であると社員が認識できるようにします。
3. 捨てるものを決める
社長が巡回し、使わないものを「捨てる」判断を下します。不要なものは迷わずに処分し、必要なら後から新しく購入することも検討します。スペースは資産であり、無駄なものを置かない意識を徹底することが大切です。
4. 毎日の環境整備
環境整備は必ず勤務時間内に行い、繁忙期でも中止せず、他の業務を残業に回してでも実施します。毎日一時間を整備に充て、終業時や始業時など会社の状況に応じて時間を設定します。
5. 効果的な進め方
一日一時間の環境整備は「これだけ主義」に従い、特定の小さなエリアを徹底的に磨き上げます。このことで整備済みの箇所と未整備の箇所との差が生じ、効果を実感しやすくなります。
6. 定期チェックの実施
月に一度、社長が直接チェックを行い、日時を事前に告知します。不意打ちでミスを指摘することはせず、やり方を指導します。回数を重ねるごとに細かい部分をチェックし、コンクール形式で評価を行うのも効果的です。
このように、環境整備が社内文化として定着すれば、社風や意識の変革が進み、最終的には会社全体の「精神革命」となります。環境整備を徹底することで、企業は生まれ変わり、より豊かな成果と信頼を獲得できるでしょう。
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